Hacer que el trabajo remoto “funcione” para usted y su organización

Un hombre de 32 años se presenta para evaluación por fiebre y tos seca leve. Sus signos vitales son estables y dentro de los límites normales, no tiene dificultad respiratoria y, por lo demás, parece cómodo. Es médico en un departamento de emergencias cercano y le notifica que acaba de enterarse de que acaba de exponerse a un paciente positivo al coronavirus. En ese momento no llevaba equipo de protección personal. ¿Su diagnóstico? Alto riesgo por coronavirus-19 (COVID-19) ¿Su gestión? Si se ve bien, cuarentena domiciliaria. Si es posible, trabajará a distancia.

Algunos de nosotros y muchos de nuestros compañeros de trabajo, familiares y amigos estamos trabajando actualmente de forma remota. ¿Cómo hacemos que esto sea sostenible, productivo y eficiente? Para responder estas oportunas preguntas, recurrimos a nuestro experto digital residente, el Dr. Shuhan He. Shuhan es el Director de Crecimiento de ALiEM, Director Asociado de Estrategia de Crecimiento Digital para la Iniciativa de Alianza Estratégica, Centro de Innovación en Atención Médica Digital y fundador de ConductScience.com , una empresa de métodos científicos que resulta ser completamente remota.

Algunas definiciones

¿Qué resultados utilizamos para evaluar a los empleados?

• Resultados primarios: productividad pura, como programas implementados, subvenciones recibidas, artículos publicados, pacientes atendidos.
• Resultados secundarios: tiempo dedicado a reuniones, número de llamadas telefónicas, tiempo cara a cara.

¿Cuáles son los niveles de trabajo remoto?

• En el sitio : como la mayoría de los hospitales académicos tal como están actualmente. Las reuniones son un factor clave para hacer avanzar los proyectos.
• Remoto: todavía hay una sede central, pero algunos empleados trabajan de forma remota. Esto a menudo puede generar inequidades en la evaluación de los empleados, ya que los resultados secundarios tienen prioridad sobre los resultados primarios.
• Distribuido : estos son los estados más ideales, ya que todos están en pie de igualdad y el único método posible para juzgar el desempeño son los resultados primarios de la productividad. Los resultados secundarios como el tiempo cara a cara no son posibles.
• Trabajo sincrónico: Realizar trabajos juntos al mismo tiempo.
• Trabajo asincrónico: trabajar a tu propio ritmo y tiempo

El trabajo remoto está altamente correlacionado con el trabajo asincrónico y el trabajo sincrónico está altamente correlacionado con el trabajo presencial, pero no son lo mismo. Voy a utilizar trabajo remoto y trabajo asincrónico indistintamente, pero no siempre es así.

¿Cuáles son los beneficios del trabajo remoto?

Para empleadores

El trabajo remoto te permite contratar a las mejores personas.

Digamos que estoy buscando un diseñador. Comparemos el grupo de talentos de un diseñador local con el de un diseñador que vive en cualquier parte del mundo. En mi ciudad de Cambridge, MA, había una población total de 113,630 en 2018. Si contrato a un diseñador superior del 1%, suponiendo que toda la ciudad tuviera el conjunto de habilidades adecuado, solo se considerarían aproximadamente 500 personas. De esos 500, tengo que encontrar no sólo una persona con las habilidades adecuadas, sino también alguien desempleado y con la cultura y la personalidad adecuadas. ¿Qué pasa si es una madre que está cuidando a un niño y no quiere volver a trabajar? ¿O tiene una pareja que quiere mudarse a Chicago? Bueno, no tengo suerte. ¿Pero si tomamos el 1% más rico del mundo? Bueno, ese fondo es de 37 millones.

Para empleados

Cuándo: El trabajo remoto es increíblemente familiar. Debido al énfasis en el trabajo asincrónico, puedo ver a mis seres queridos básicamente cuando quiero, hago tareas domésticas durante el día, voy al banco y lavo la ropa. El trabajo remoto promueve la inclusión y la equidad en la fuerza laboral.

Qué: la colaboración remota y asincrónica significa un trabajo más productivo. La productividad puede disminuir en la oficina debido a interrupciones y distracciones. Es muy fácil hacerle una pregunta rápida a su compañero de oficina, pero bastante perturbador para el flujo de trabajo. Mediante la colaboración asincrónica, su "compañero de oficina" puede responder su pregunta durante un descanso normal en su trabajo, minimizando las distracciones y permitiendo la comunicación al propio ritmo de cada uno. Esto ya lo hacemos en el hospital cuando consultamos un servicio. Ven al paciente, formulan un plan y nos contactan, mientras clasifican otras preguntas más emergentes (o menos emergentes). Esta es una colaboración asincrónica.

Dónde: El trabajo remoto significa que no hay desplazamientos. Esto es importante incluso para los viajes puerta a puerta más cortos. Si dedica 30 minutos al día a desplazarse al trabajo, pierde 250 horas al año.

Por qué: Trabajamos muy duro en medicina y ya pasamos una cantidad significativa, si no la totalidad, de nuestro tiempo clínico en el lugar de trabajo. Las fuerzas laborales distribuidas tienen libertad y la capacidad de vivir la vida que quieran. Tener la libertad de perder menos tiempo no clínico significa una experiencia laboral más significativa y menos agotamiento de los médicos.

¿Cuáles son tus consejos para trabajar de forma remota?

Estamos acostumbrados a funcionar a través del “tiempo y lugar”, lo que nos lleva a una mentalidad en la que valoramos los resultados secundarios como “cuánto tiempo dedicaste” más que los resultados primarios como “qué tan productivo fuiste”. Estos prejuicios profundamente arraigados impregnan la sociedad y los desafío a encontrarlos en su propio pensamiento; Ajustar esta mentalidad mejorará nuestra capacidad para trabajar en una organización digital y distribuida.

• Recuerde la ley de Parkinson: el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su finalización”. Cuanto más tiempo dediques, más tiempo te llevará y menos eficiente serás. Crea una agenda en un tiempo limitado de forma diaria. El hecho de que estés en casa no significa que tengas tiempo ilimitado.
• Mídete adecuadamente: lo que te recomiendo es que aprendas a juzgar tu propia productividad con tu capacidad para ejecutar tu propia lista de tareas pendientes. ¿Con qué frecuencia pudiste hacer las 3 cosas más importantes de tu agenda en un día determinado?
• Mida a los demás adecuadamente: una de las cosas mágicas del trabajo remoto es que las medidas insignificantes son imposibles de medir. ¿Un colega llegó a tiempo? ¿John tomó demasiados descansos hoy? ¿Por qué John siempre está en Facebook? Estas cosas me son imposibles de saber y, francamente, no me importa. Mientras los miembros de mi equipo hagan su trabajo, estaré feliz. Una cosa sorprendente del trabajo remoto es que solo podrás medir a los demás por su productividad. ¿Qué está haciendo la gente? ¿Cuánto están haciendo? ¿Cuál es su contribución?
• Siga haciendo cosas de alto rendimiento: una cosa que deberá hacer rápidamente es encontrar más proyectos, porque será mucho más eficiente. Una vez que te des cuenta de que no puedes simplemente perder el tiempo en reuniones, empezarás a sentir que no estás haciendo nada. Es un efecto paradójico, ¡pero ten paciencia! Emprende nuevos proyectos que te emocionen. Pase tiempo cenando con la familia y vea una película. Este es un tiempo nuevo, pero no estará ahí para siempre. A medida que encuentre nuevas formas de mayor rendimiento para aprovechar su tiempo y ser más eficaz, empezará a sentirse ocupado nuevamente.
• Salir de casa: Salir periódicamente de la casa con estructura. Hago ejercicio por las tardes en días alternativos o me siento en una cafetería a tomar un bocado rápido durante el almuerzo. Es importante recordar que el mundo todavía existe. Evite la fiebre de cabina.
• Hangouts digitales: alternativamente, en lugar de salir de casa, realice un hangout digital. Creo que la parte más importante de trabajar desde casa es el aislamiento social. Mis amigos y yo, que trabajamos de forma remota, trabajamos juntos en Hangouts de Google y trabajamos en paralelo sin interrupciones ni agendas. Me da la sensación de estar con alguien. Después de todo, somos criaturas con inclinaciones sociales.
• La creatividad todavía existe: una de las cosas más comunes que escucho es que simplemente no tienes ese momento mágico de "ajá" cuando estás sentado solo en una habitación. Ésta es una afirmación falsa. Yo diría que tener la capacidad de concentrarse y socializar en el tiempo individual estimula el sentimiento de libertad y, por tanto, la creatividad. Además, ¿cuánto del trabajo presencial es en realidad solo trabajo remoto? ¿Con qué frecuencia ha conocido a la persona del IRB que le sigue enviando correos electrónicos sobre un protocolo? Si estuvieran en México, ¿realmente lo sabría? Tenga en cuenta que también puede trabajar en paralelo y sincrónicamente con personas en una pantalla, y nunca hay ninguna limitación para simplemente pasar el rato juntos en la pantalla.

¿Cuáles son sus herramientas para trabajar de forma remota?

• Slack: este, o los equipos de Microsoft, es el núcleo de la mayoría de las organizaciones remotas. Permiten a las personas conversar sobre proyectos específicos y conversar en equipos virtualmente como si estuvieran en la misma sala.
• Asana : una gran herramienta para listas de tareas y elementos de acción, en las que Slack es débil.
• Google Hangouts: Realmente creo que la función de las reuniones está separada de simplemente ver a las personas socialmente. De hecho, solo haré reuniones de Gchat con colaboradores para sentir que tengo vínculos sociales con las personas, sin ninguna agenda o lista de tareas pendientes en la discusión. Alternativamente, Discord o Twitch funcionan de manera similar.
• Google Drive : para ayudar a nuestra organización a compartir archivos
• Zoom (de pago), UberConference (gratis) para organizar reuniones y debates formales.

¿Cómo es tu estación de trabajo?

Configuración de la computadora

¿Dónde puedo obtener más información?

ALiEM es una organización remota de personas en todo el mundo. Recomiendo encarecidamente escuchar el Podcast de Teresa Chan y Michelle Lin al respecto. ¿Aprendizaje remoto? Prueba con ALIEMU . También recomiendo encarecidamente el libro [amazon link=”0804137501″ title=”Remote” /] del grupo Signals 37, una empresa que realmente ha liderado el camino en el replanteamiento de cómo gestionamos las organizaciones en la era digital.