Consejos para trabajar en equipo Caso 9: Organización a través de plataformas sociales | Incubadora de profesores ALiEM

A muchos de ustedes se les pide que asuman un rol de liderazgo dentro de un equipo, ya sea para investigación, administración o incluso práctica clínica. Es fácil sentirse no preparado para estos roles y existen muchos peligros que sabotean la productividad de su equipo. La Incubadora de profesores de ALiEM ha creado una serie de 10 problemas de trabajo en equipo basados ​​en casos para brindarle consejos y soluciones basados ​​en evidencia para abordar algunos de los problemas más comunes que se encuentran en las experiencias de nuestros equipos profesionales. Esto proporciona consejos para utilizar plataformas sociales para mejorar la colaboración entre sus equipos internos y virtuales.

Caso 9

¡Su comité de evaluación de programas se está ahogando en correos electrónicos! Las personas responden a una pregunta utilizando el hilo de correo electrónico incorrecto y ahora se están produciendo múltiples conversaciones disincrónicas. ¿Qué estrategias puedes utilizar para ayudar a organizar la comunicación de tu grupo?

Sobrecarga de correo electrónico

Cualquiera que haya participado en un proyecto grupal en los últimos 30 años puede identificarse con la frustración de una cadena de correo electrónico con colaboradores plagada de faltas de comunicación. Inicialmente establecido como una herramienta de comunicación asincrónica para las empresas, el correo electrónico ahora es omnipresente en casi todos los aspectos de la vida. Sin embargo, la “sobrecarga de correo electrónico” (término que se refiere tanto al volumen como al estado de un correo electrónico) ha sido problemática desde el principio [1]. Datos más recientes sugieren que este problema está aumentando [2,3]. El trabajador de oficina promedio de hoy recibe 110 correos electrónicos por día y pasa el 28% de su semana laboral leyendo y respondiendo correos electrónicos [4]. Por lo tanto, casi el 30% de nuestro tiempo lo dedicamos a utilizar una herramienta disincrónica que durante mucho tiempo se ha demostrado que nos sobrecarga. ¿Quizás es hora de una actualización? La solución puede estar en aprovechar las tecnologías sociales y las estrategias comerciales.

El futuro está aquí

Un informe reciente del McKinsey Global Institute sugiere que la comunicación empresarial a través de la tecnología social es el futuro. Las empresas tienen la oportunidad de aumentar la productividad de los trabajadores entre un 20 y un 25%. Las tecnologías sociales logran esto mediante:

1. Disminuir algunas de las ineficiencias creadas por grandes volúmenes de correo electrónico.
2. Promover la comunicación interna y la colaboración.
3. Mejorar las tareas específicas de cada rol (“hacer coincidir el talento con la tarea”)

Plataformas sociales

Enumeramos y describimos algunas de las plataformas sociales con las que tenemos experiencia para la comunicación basada en equipos y proyectos. Esta lista no es exhaustiva: ¡hay muchas más! Pero le ayudará a empezar si es nuevo en el uso de plataformas sociales para la colaboración. La clave es reconocer las limitaciones del correo electrónico como una herramienta única para todos y, en su lugar, delegar tareas a la plataforma adecuada.

1. flojo

Slack es un programa basado en la nube que te ayuda a organizar la comunicación y el contenido del equipo . Ofrece canales e hilos para fomentar una discusión natural y permite a los usuarios buscar contenido anterior en busca de textos, archivos o conversaciones específicos. Como beneficio adicional, se integra bien con otros programas comunes, incluidos Google Drive, Trello y Dropbox.

2. Google Drive

Google Drive es otro programa basado en la nube que puede contribuir a la colaboración y la eficiencia. Los documentos se almacenan en la nube y se pueden editar simultáneamente. Esto ayuda a garantizar que los miembros del grupo estén trabajando en los documentos más actualizados.

3. Caja y Dropbox

Box y Dropbox son dos opciones basadas en la nube independientes y distintas para el almacenamiento centralizado de documentos y referencias. Ambos ofrecen opciones para compartir archivos fácilmente entre equipos.

4. Gestión de proyectos pagada

Estos pueden resultar útiles para colaborar en proyectos más complejos y complicados. Las plataformas de ejemplo incluyen Liquid Planner o Apollo .

5. Comunicación en tiempo real

Para una discusión sólida, intente mantener la conversación en tiempo real; ya sea a través de una reunión cara a cara o videoconferencia. Las plataformas de ejemplo incluyen Google Hangout o Skype .

Gestión de correo electrónico: bandeja de entrada cero

Desafortunadamente, es probable que el correo electrónico siga siendo un componente importante de la comunicación de su equipo. Pero existen estrategias que le permiten utilizar el correo electrónico de manera más eficiente. Un enfoque consiste en desarrollar el hábito de mantener la “ Bandeja de entrada cero ” [5]. Recomendamos leer este artículo completo. Sin embargo, los puntos de resumen incluyen:

• Limite su número de bandejas de entrada. Mantenga separadas sus cuentas de correo electrónico personales y laborales seguras. Esto le permite enviar información confidencial.
• Darse de baja de correos electrónicos no deseados. Hay aplicaciones que pueden ayudarte con esto, incluida UnRoll Me .
• Desarrollar 4 sistemas downstream:
  • Calendario: agregue cualquier hora específica a su calendario; sincroniza estas actualizaciones en todos tus dispositivos usando una aplicación de calendario.
  • Administrador de tareas: Things o Todoist pueden resultar útiles para crear listas de tareas pendientes.
  • Referencia: archive su correo electrónico para que sea fácil de encontrar en el futuro. Aplicaciones como Evernote pueden ayudar con esto.
  • Leer más tarde: envía el correo electrónico restante a una aplicación que te permita leerlo más tarde.
• Cuando se siente a revisar su correo electrónico, revise rápidamente toda la bandeja de entrada y archive, responda u clasifique inmediatamente.
• Cuando termine de revisar su bandeja de entrada, cierre la aplicación de correo electrónico y luego revise el contenido ordenado en sus respectivas aplicaciones.
• ¡Evita interrupciones! Desactive todas las notificaciones relacionadas con el correo electrónico.

Conclusión del caso

Estableces un grupo de Slack con múltiples canales para organizar los temas de discusión. Todos los archivos se cargan en Google Drive y se sincronizan con su grupo de Slack. Además, su equipo puede establecer reglas básicas para el correo electrónico y ahora solo lo utiliza para propósitos específicos.