Una de las partes más difíciles de la residencia y la educación médica es la coordinación y la comunicación. A menudo, tanto los residentes como los profesores se encuentran ahogados en una avalancha interminable de correos electrónicos, con cadenas de proyectos enterradas entre respuestas a todos y archivos adjuntos. En el transcurso del año pasado, nuestro programa de residencia en Doctors Hospital-OhioHealth en Columbus, Ohio, ha estado utilizando una forma más nueva de comunicación para facilitar la difusión de información y la colaboración como grupo.Después de una exploración inicial de la tecnología y las aplicaciones, se decidió probar el programa llamado Slack . Diseñado para ayudar a grupos grandes a trabajar juntos y por separado en proyectos simultáneamente, sentimos que esta puede ser nuestra solución a la torpe y a veces insoportable avalancha de correos electrónicos. Para aquellos de ustedes interesados en llevar su residencia o grupo al siguiente nivel, a continuación se encuentran nuestras observaciones del año pasado en forma simple de lo que se debe y no se debe hacer.
Hacer
- Primero, incorpore algunos probadores beta . Permítales sentir el programa, acostumbrarse a los matices y establecer algunos canales principales. Una vez que se sientan cómodas, estas personas pueden convertirse en sus “superusuarios” iniciales para ayudar a las personas nuevas en el proceso a adaptarse.
- Haga de esto una forma principal de comunicación . A menudo la gente se resiste al cambio porque les resulta extraño y desconocido. Entonces, desde el día 1, tuvimos a los principales repartidores de información a bordo, usándolos como la principal forma de comunicación de la residencia. Sube documentos, anuncios y recordatorios a Slack. Esto minimiza el uso innecesario de otras formas de comunicación (por ejemplo, correo electrónico, correo en papel, palomas mensajeras, etc.).
- Configure una presentación inicial de “introducción” sobre cómo usar Slack . Con los probadores beta, puedes darles ejemplos en tiempo real para que la gente pueda ver cómo se supone que funciona Slack. Una vez que puedan ver ejemplos, tenga la invitación lista para realizar sesiones de trabajo en ese mismo momento para que la gente se una y comience a explorar.
- Explique cómo salir y unirse a canales, cómo crear canales y, probablemente, lo más importante, silenciar canales . Al igual que los ventiladores y la fatiga de las alarmas en la UCI, si las personas son bombardeadas constantemente con tonos de mensajes, eventualmente aprenden a ignorarlos.
No
- No olvide que las personas configuren la aplicación en sus teléfonos móviles/tabletas . Si bien la aplicación de escritorio es excelente, tener acceso a través de la aplicación móvil aumenta la usabilidad y el alcance.
- No obligues a las personas a seguir todos los canales del equipo de Slack. Tuvimos una gran cantidad de rechazo por parte de las personas cuando sus teléfonos vibraban constantemente ya que en cada canal había gente comentando en él. Designar un número mínimo de canales obligatorios a seguir para residentes y profesores. Si bien queremos que haya un lugar central para todas las comunicaciones y proyectos, demasiada información a la vez puede hacer que las personas se sientan abrumadas y rechacen el programa. El mayor éxito lo encontramos cuando implementamos solo 2 canales obligatorios para los residentes (anuncios y el canal didáctico semanal). Todos los demás canales eran opcionales.
- No restrinjas el uso ni la creatividad. Permitir a los usuarios crear canales y ampliar el entorno. A lo largo del año, nuestros canales más activos han sido #anuncios y #enlaces de espuma, sin embargo #wildmed está acelerando el ritmo. También tenemos canales más sociales que relacionados con el trabajo para fomentar la amistad, el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, la tutoría y la formación de equipos. También hemos establecido “canales privados” para el trabajo del comité, incluidas “reuniones virtuales”, que permiten la participación independientemente de los horarios de trabajo o compromisos personales.
- No se desanime si algunos alumnos tardan en adoptar Slack . A medida que el contenido y la relevancia crezcan, más personas se involucrarán con el equipo por temor a quedarse atrás.
Nuestra experiencia hasta el momento
Este recurso ha proporcionado una plataforma para continuar las discusiones que comenzaron en conferencias didácticas o en turnos, iniciando nuevas conversaciones sobre diversos temas y brindando interacción en tiempo real. Este experimento del año pasado ha sido fantástico; sin embargo, creemos que el próximo año será el momento crucial para incorporar Slack a nuestra residencia. Nuestros pasantes actuales son la única clase que ha utilizado Slack como su principal forma de comunicación desde el primer día de unirse al programa. A medida que progresan y comienza una nueva clase, anticipamos una expansión en su uso. Ésta será la verdadera señal reveladora de lo bien que funcionará esta tecnología. Incluso ahora estamos viendo niveles crecientes de participación, creación y utilización. Esta participación ampliada, combinada con un grupo más grande de usuarios que solo conocen el mundo de Slack, probablemente ampliará la capacidad con la que eventualmente podremos utilizar el programa para nuestra comunicación de residencia.
Información del autor
La publicación Uso de Slack para la comunicación residencial: lo que se debe y lo que no se debe hacer apareció por primera vez en ALiEM .